前回、ドメインやサーバーの更新を装った案内や、
よく分からないまま契約しているサブスクの話を書きました。

こういった相談を受けていると、その次によく出てくる話があります。

「これ、誰が管理していましたっけ？」

という話です。

気が付けば、あちらこちらに分かれている

ホームページは以前お願いした制作会社。

ドメインはどこで取得したのか分からない。

サーバーも詳しくは分からない。

メールはMicrosoft 365。

SNSは社員の方が作った。

ECサイトはまた別の会社。

気が付くと、会社のITまわりがあちらこちらに分かれている。

これは決して珍しい話ではありません。

むしろ、中小企業ではよくあることだと思います。

普段は困らない。でも、何かあると困る

普段きちんと動いているうちは、それほど困りません。

だから、そのままになっていることも多いです。

ところが、何か起きたときに困ります。

そうなったときに、

「これは、どこに聞けばいいんだろう」

という話になります。

僕も一緒に調べることがあります

僕もお客様から、

といった相談を受けることがあります。

僕が導入したものなら、ある程度すぐに分かります。

ただ、かなり以前から使っているものや、
別の会社が導入したものになると、
一緒に確認するところから始まります。

請求書を確認する。

過去のメールを探す。

管理画面に入ってみる。

以前の資料を確認する。

そうして調べていくと、

「ああ、これだったんですね」

と分かることもあります。

反対に、

「これはもう使っていませんね」

というサービスが見つかることもあります。

新しく入れる前に、今あるものを整理する

こうした相談を受けていると、
新しいシステムを入れる前に、
まず今使っているものを一度整理した方がよい会社も
多いのではないかと思います。

特別に立派な管理表を作る必要はありません。

まずは、それくらいを整理するだけでも十分です。

ただ、実際に確認し始めると、

「これは何の契約だろう」

というものが出てくることがあります。

僕自身も、お客様と一緒に確認しながら、
一つずつ整理していくことがあります。

実際に、その役割を任せていただいています

僕が保守を任せていただいている会社の中には、
ホームページだけではなく、
ドメインやサーバー、メール、パソコン、
クラウドサービスなども含めて
ご相談いただいている会社が何社かあります。

何かあれば、

「とりあえず玉田さんに聞いてみよう」

という形でお付き合いいただいています。

僕としても、この形の方が対応しやすいです。

何か問題が起きてから初めて状況を確認するより、
普段から何を使っているのか把握している方が、
当然ながら対応も早くなります。

新しいサービスを導入するときにも、

「今使っているものと重複していませんか」

と確認できます。

場合によっては、

「これはもう使わなくてもよさそうですね」

とお話しすることもあります。

外部にIT担当がいる、という選択肢

IT支援というと、新しいシステムを導入したり、
パソコンを設定したりする仕事をイメージされるかもしれません。

もちろん、それも仕事です。

でも、それだけではありません。

今使っているものを把握する。

必要であれば整理する。

分からない契約や請求があれば確認する。

何か起きたときには、まず相談していただく。

社内にIT担当者を置くほどではないけれど、
誰かにITまわりを見ていてほしい。

中小企業では、そんな会社も少なくないと思います。

そういう場合には、
外部のIT担当として継続的にサポートする方法もあります。

まず相談するところからでも大丈夫です

もちろん、いきなり保守契約という話ではありません。

そんなところからでも大丈夫です。

いきなり何か新しいものを導入する必要もありません。

まずは今どうなっているのかを確認する。

そこから一緒に考えていけばいいと思っています。